Jak se organizují online konference

Konference mají v naší organizaci dlouhodobou tradici. Několikrát do roka se sjížděli mladí lidé ze všech koutů republiky na jedno místo, aby mohli prohlubovat své znalosti v oblasti leadershipu a hlavně se mohli neformálně potkat se svými kolegy z jiných poboček a navázat kontakty. To se ovšem neslučuje s tím, jak společnost momentálně funguje, a stejně jako spousta jiných věcí se muselo i pořádání těchto akcí přesunout do online prostředí. Jak se ale taková online konference organizuje?

Agenda

Jednou z nejdůležitějších věcí k přípravě na jakoukoli konferenci je její agenda, program. To se nemění ani s přechodem do virtuálna, ovšem je potřeba myslet na specifika, která v běžném režimu nemusí být problém.

V případě pořádání běžné konference nemusí být problém nasekat jeden workshop či prezentaci za druhou, od rána do večera, klidně i 3 dny v kuse. S online agendou to tak jednoduché není. Byť se to nemusí zdát na první dobrou, tak sezení u počítače může být pro vaše delegáty mnohem víc vyčerpávající. Po dopoledním programu se dostaví únava, klesne jejich pozornost a vy tak máte na své konferenci místo nadšených zvědavých delegátů jen houf černých obrazovek, za nimiž se skrývají polospící obličeje v pyžamu. Odpolední část agendy přijde vniveč. Toto je potřeba si uvědomit při sestavování programu a dopřát vašim delegátům čas na odpočinek mezi jednotlivými prezentacemi a plánovat program pokud možno co nejinteraktivnější. Vyplatí se soustředit program jen do jedné části dne, ne tahat ho přes den celý.

Platforma

Před začátkem pandemie byl trh s různými videokonferenční platformami omezenější, než jak ho známe dnes, a platformy jako ZOOM určitě nebyly tak rozšířené jako v současnosti. Schválně se zkuste zamyslet, jestli by vás před rokem a půl napadlo pořádat hovor se dvěma stovkami vašich kolegů, který trvá od rána do večera a kolegy tam můžete rozhazovat do skupin.

Vybrat tu správnou platformu z nepřeberného množství možností nemusí být snadné. Před finálním rozhodnutím si zkuste uvědomit, zda vámi vybraná platforma pomůže k naplnění klíčových cílů vaší akce. Umožňuje účastníkům se aktivně zapojit do konání akce? Zvládnou ji jednoduše ovládat Vaši prezentující a delegáti? Bude dostatečně stabilní během celého konání akce? Umožní vám platforma mít kontrolu nad děním?

Přidáme pár zkušeností, které jsme získali během pořádání našich konferencí. Pro naši podzimní konferenci jsme si vybrali platformu Airmeet. Ovládání bylo poměrně intuitivní, platforma byla zdarma. V předvečer pořádání konference došlo k jejímu testování. Ukázalo se, že nezvládá větší nápor účastníků a padá. Na poslední chvíli tak bylo třeba přesměrovat všechny odkazy a účastníky na platformu úplně jinou a organizační tým se mohl rozloučit se spánkem.

Během pořádání konference Connect the World, která byla určena pro studenty středních škol nám zase například studenti během konference do chatu posílali své recepty na přípravu guláše a organizační tým měl co dělat, aby stihl všechny vyrušující obepsat, upozornit je na jejich nevhodné chování a následně jim odebrat možnost psát do chatu. Přitom stačilo chat nastavit tak, aby se k podobným účelům použít nedal.

Rozhodně je na místě se přesvědčit, že všichni ví, jak vaše platforma funguje. Ideální je všechno ukázat na videích, která si jednoduše vytvoříte sami, nebo můžete využít ta, která poskytují sami poskytovatelé služeb. Například videa od společnosti ZOOM jsou velmi názorná a opravdu pomohou vám, prezentujícím i delegátům využít potenciál platformy naplno. Na škodu není se setkat s prezentující a vyzkoušet si jejich prezentaci nanečisto, prozkoušet fungování multimédií. Nechcete před diváky řešit, že něco nefunguje, jak má.

Organizační tým

Pro pořádání konference je potřeba mít tým lidí, kteří se postarají o hladký průběh akce. Během konání akce se nám osvědčilo, když jsou všichni členové týmu fyzicky přítomni na jednom místě. Značně to urychluje komunikaci a řešení problémů, které dozajista nastanou.

Při výběru místa pro pořádání vybírejte místo s velmi kvalitním připojením k internetu. Všichni budete připojeni a plynulý průběh ve vysoké kvalitě si vyžádá hodně ‘šťávy’. Vaše snaha předat informaci může být se špatným připojením zbytečná a i ze sebelepší prezentace se může vyklubat sekavý výstup, který působí amatérsky.

Může se stát, že během určité části konference bude souběžně probíhat více workshopů. Je důležité, aby na všech workshopech či prezentacích byl přítomen někdo z vašeho týmu, aby v případě problému mohl rychle pomoct. Proto dbejte na to, aby všichni členové týmu vámi vybrané platformě rozuměli a uměli pomoct.

Máte už více jasno o tom, jak se taková online akce pořádá? My sami jsme se v uplynulém roce dost naučili a rádi tak předáme naše zkušenosti dál do světa. Věříme, že se někomu budou hodit.